HORENSO adalah
suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari tiga kata, yaitu HOKOKU,
RENRAKU dan SODAN. Dalam bahasa Inggris, kata-kata tersebut
diterjemahkan menjadi Report, Contact / Information, dan Consult.
Jadi dalam bahasa Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.
Ho – Ren – So
|
Maksud
|
Keterangan
|
Hokoku
|
Melaporkan
|
Melaporkan
proses kerja dan hasil kerja yang dicapai.
|
Renraku
|
Menghubungi /
Komunikasi
|
Menghubungi /
komunikasi dengan pihak manapun untuk kelancaran pekerjaan.
|
Sodan
|
Konsultasi /
Diskusi
|
Membahas
statu permasalahan / jalan keluar atau usulan perbaikan.
|
Horenso banyak
digunakan di lingkungan pabrik-pabrik di Jepang. Sampai saat ini hampir seluruh
pabrik Jepang menerapkan prinsip tersebut, termasuk pabrik / perusahaan di
Indonesia. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dimana segala
informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu
aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif
(rutin). Ho Ren So harus dipahami dan dipraktekkan di tempat kerja secara
rutin, terus menerus, sehingga menjadi salah satu bentuk budaya di tempat
kerja.
Latar belakang
adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum Heinrich, di dalam satu
kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29 kecelakaan kecil yang terjadi
atau mengikuti. Dan di belakang itu ada 300 sesuatu yang menyebabkan atau turut
menyumbang terjadinya kecelakaan. Singkatnya, sesuatu bisa menyebabkan berbagai
persoalan atau problem yang berlipat-lipat. Sesuatu itu biasanya adalah human
error atau kesalahan manusia. Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak
mengerti atau salah mengerti. Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola
komunikasi yang intensif, sehingga lahirlah Horenso.
II.
Hokoku (Report / Lapor)
Pada prakteknya
Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau tugas yang
diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu fakta, metode
dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan
demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan.
Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many)
dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda melaporkan progress
kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek
tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya
waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau organisasi yang tepat.
Secara umum,
karakteristik budaya Jepang lebih mementingkan progress daripada result.
Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result
oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan
progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu
kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan
bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.