Pengertian HORENSO

HORENSO adalah suatu akronim dari bahasa Jepang yang dibentuk dari tiga kata, yaitu HOKOKU, RENRAKU dan SODAN. Dalam bahasa Inggris, kata-kata tersebut diterjemahkan menjadi Report, Contact / Information, dan Consult. Jadi dalam bahasa Indonesia bisa diartikan Laporan, Informasi dan Konsultasi.

Ho – Ren – So	Maksud	Keterangan
Hokoku	Melaporkan	Melaporkan proses kerja dan hasil kerja yang dicapai.
Renraku	Menghubungi / Komunikasi	Menghubungi / komunikasi dengan pihak manapun untuk kelancaran pekerjaan.
Sodan	Konsultasi / Diskusi	Membahas statu permasalahan / jalan keluar atau usulan perbaikan.

Horenso banyak digunakan di lingkungan pabrik-pabrik di Jepang. Sampai saat ini hampir seluruh pabrik Jepang menerapkan prinsip tersebut, termasuk pabrik / perusahaan di Indonesia. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dimana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui oleh banyak orang karena adanya laporan yang intensif (rutin). Ho Ren So harus dipahami dan dipraktekkan di tempat kerja secara rutin, terus menerus, sehingga menjadi salah satu bentuk budaya di tempat kerja.

Latar belakang adanya Horenso adalah bahwa berdasarkan hukum Heinrich, di dalam satu kecelakaan atau problem, di belakangnya ada 29 kecelakaan kecil yang terjadi atau mengikuti. Dan di belakang itu ada 300 sesuatu yang menyebabkan atau turut menyumbang terjadinya kecelakaan. Singkatnya, sesuatu bisa menyebabkan berbagai persoalan atau problem yang berlipat-lipat. Sesuatu itu biasanya adalah human error atau kesalahan manusia. Penyebab human error ada 2, yaitu lupa dan tidak mengerti atau salah mengerti. Untuk mengatasinya diperlukan suatu pola komunikasi yang intensif, sehingga lahirlah Horenso.

II.               Hokoku (Report / Lapor)

Pada prakteknya Hokoku adalah pelaporan kemajuan suatu aktivitas atau tugas yang diberikan. Ada 3 poin utama yang ditekankan dalam Hokoku, yaitu fakta, metode dan tujuan. Apa fakta dari suatu aktivitas, kenapa harus dilakukan demikian dengan metode atau teknik bagaimana untuk mencapai suatu tujuan. Fakta menekankan pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO (time, place, organization). Artinya pada saat anda melaporkan progress kegiatan atau tugas yang diberikan, anda harus sudah siap dengan semua aspek tersebut (5W+2H), serta selalu dilaporkan pada TPO yang tepat. Maksudnya waktunya tepat, tempatnya tepat dan kepada bagian atau organisasi yang tepat.

Secara umum, karakteristik budaya Jepang lebih mementingkan progress daripada result. Ini sangat berbeda dengan budaya barat yang kental dengan nuansa result oriented. Jadi bila anda diberi tugas, jangan lupa untuk selalu memberi laporan progress. Atasan anda yang orang Jepang akan merasa senang bila diberi tahu kemajuan setiap aktivitas sekecil apapun, karena mereka merasa dilibatkan dan bisa menjaga komunikasi dengan baik bersama bawahannya.

Contoh simulasi sebagai berikut. Suatu hari pada saat anda mulai bekerja, diketahui teman kerja (partner) anda tidak masuk kerja, sehingga pada bagian anda kekurangan orang. Jadi ada fakta, di bagian adna kekurangan orang. Atas kondisi ini, maka anda perlu melaporkan yang isi laporan setidaknya mencakup hal-hal yang terdapat pada tabel / matriks sebagai berikut;

5W + 2H, TPO		Arti	Maksud
5W	What	Apa	Adanya kekurangan orang yang menggangu kelancaran produksi, karena tidak masuk bekerja.
	Who	Siapa	Jelaskan siapa yang tidak masuk kerja.
	When	Kapan	Jelaskan kapan teman (partner) tidak masuk kerja, apakah mulai hari itu, atau hari sebelumnya.
	Where	Dimana	Tepatnya pada bagian mana yang kekurangan orang.
	Why	Mengapa	Mengapa tidak masuk kerja? Apakah karena sakit atau ada halangan lainnya.
2H	How	Bagaimana caranya	Bagaimana cara menghindari dampak agar tidak lebih buruk? Bagaimana menangani permasalahan ini?
	How much / How many	Berapa Banyak	Berapa lama kondisi ini (kekurangan orang) akan berlangsung? Berapa lama kondisi dapat ditangani / diselesaikan?
TPO	Time	Waktu / kapan	Kapan anda akan melaporkan. Apakah pada saat briefing, atau ketika sudah mulai bekerja.
	Place	Tempat	Dimana anda akan melaporkan?
	Organization	Kepada siapa	Kepada siapa anda melaporkan? Apakah kepada atasan atau teman kerja yang lain?

III.            Renraku (Communication / Menghubungi)

Renraku atau kontak adalah kontak dengan rekan kerja di internal departemen maupun lintas departemen mengenai pekerjaan yang sedang anda tangani.  Bahkan ke departemen yang anda pikir tidak ada hubungannya dengan kegiatan anda. Tapi itulah yang diharapkan para atasan anda. Progress pekerjaan anda sebaiknya diinformasikan ke departemen lain. Siapa tahu ada yang bisa memberi ide tambahan agar hasilnya menjadi lebih baik. Jadi jangan heran apabila pekerjaan bagian akunting juga diminta diinformasikan ke bagian produksi misalnya.

Di tempat kerja, biasanya hubungan antar departemen baru terjadi ketika ada permasalahan / komplain. Parahnya, yang terjadi bukan semangat mencari solusi tetapi malah saling menyudutkan, saling tuding dan saling menyalahkan.

Sebagai contoh, misalnya hubungan antara departemen produksi dengan quality control (QC). Ketika konsumen me-reject produk perusahaan yang terjadi adalah saling menyalahkan antara dua departemen tersebut. Dept produksi merasa mengapa begitu mudahnya QC meloloskan produk tersebut. Sementara menurut Dept QC menilai mengapa Dept Produksi tidak bekerja sesuai SOP sehingga produknya berkualitas. Jika hal ini terjadi, tentu hubungan antar departemen tidak akan berjalan dengan baik.

Hubungan antar departemen harus diupayakan dalam kondisi yang baik, agar jika terjadi proses produksi yang tidak berkualitas, bisa saling mengingatkan. Misalnya Dept QC harus meyampaikan bahwa ada kesalahan / kekurangan dalam proses produksi, dan jika diloloskan akan mengakibatkan komplain dari pelanggan. Maka, produk tidak dapat diloloskan atau ”NG”. Sebaliknya, Dept produksi harus legowo dengan peringatan / pemberitahuan ini karena pada dasarnya demi kebaikan bersama (perusahaan). Dengan demikian, setiap pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar karena bersedia saling berkomunikasi karena satu dan lain bagian / departemen adalah salah satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

Untuk mendukukung sistem komunikasi yang efektif, perlu keterbukaan dua arah, yang terdiri dari;

a.       Keterbukaan ke luar, yaitu kesediaan untuk memberikan pengetahuan, bantuan kepada anggota lain atau bagian lain. Tidak perlu berpikir panjang untuk berbagi sesuatu yang baik. Misalnya pengetahuan, pengalaman, atau teknik kerja.

b.      Keterbukaan ke dalam, yaitu kesediaan untuk menerima pengetahuan, bantuan dari anggota lain atau bagian / departemen lain.

Beberapa hal berikut, juga harus diperhatikan agar komunikasi (renraku) semakin efektif.

Kualitas Komunikasi	Deskripsi
Openess	Adanya keterbukaan, tidak ada yang ditutup-tutupi atau disembunyikan. Segala sesuatu harus apa adanya dan apa yang sebenarnya.
Supportiveness	Saling mendukung, saling memberikan manfaat semaksimal mungkin.
Positiviness	Bersikap positif, melihat dan menilai sesuatu dari sisi positif.
Emphaty	Memahami perasaan orang lain. “Seandainya saya jadi dia….”
Equality	Kesetaraan. Ada kesamaan kesempatan untuk aktif mengekspresikan / mengkomunikasikan sesuatu.

IV.              Sodan (Consult / Konsultasi)

Sodan adalah konsultasi antara anda dengan atasan, terutama apabila sedang menemui masalah di dalam pekerjaan. Apapun dan sekecil apapun kesalahan, atau apapun yang mengakibatkan kesalahan, anda perlu untuk berkonsultasi.

Ada hal penting dalam melakukan Sodan, dimana sebelum anda maju ke atasan, anda diminta sudah mempunyai ide yang akan dilakukan. Konsultasi dalam Sodan lebih ke arah diskusi ide dasar anda untuk kemudian ”diperbagus” atau disetujui oleh atasan sebelum dilaksanakan. Jangan terlalu mengharapkan atasan akan langsung memberi solusi terhadap kesulitan anda. Tidak jarang, atasan menghendaki anda mampu menyelesaikan setiap masalah pekerjaan.