Struktur Organisasi Perusahaan dan Deskripsi Pekerjaan

A. Struktur Organisasi

A.1 Pengertian Struktur Organisasi

Menurut The Liang Gie, Struktur Organsisasi adalah kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan peranan masing-masing dalam kebulatan kerja sama.

A.2 Lay Out Struktur Organisasi

A.3 Job Description

1. Pemegang Saham

Pemilik saham perusahaan tersebut dan bertugas mengawasi kinerja direktur

2.Direktur/pimpinan

Direktur/pimpinan merupakan struktur organisasi perusahaan manufaktur yang tertinggi. Bagian ini merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap segala bentuk operasional atau berjalannya roda perusahaan.

Tugas Direktur/pimpinan adalah sebagai berikut:

1. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif
2. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi
3. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat;menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan
4. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
5. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.
6. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh bawahannya atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting di perusahaannya

3. General Manager

1. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal
2. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat
3. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.
4. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.
5. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan

4. Manajer Produksi

Tugas utama dari bagian produksi dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan secara umum adalah berusaha mencapai biaya produksi yang rendah, mutu produk yang tinggi, tanggapan yang cepat atas permintaan, dan fleksibilitas untuk membuat inovasi terhadap produk dengan selera dan spesifikasi pelanggan

Divisi Produksi dengan tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Menyusun program jangka pendek dan jangka panjang produk perusahaan Menyiapkan bahan yang dibutuhkan untuk proses produksi.
2. Melakukan proses produksi yang merubah suatu bahan baku menjadi produk jadi yang siap untuk dipasarkan.
3. Melakukan pengevaluasian apakah barang hasil produksi perusahaan sudah sesuai dengan standart kualitas yang telah ditentukan atau sesuai dengan pemesanan konsumen.
4. Divisi produksi juga masih terdiri dari sub divisi lagi,seperti bagian pengemasan, pengepakan, penyimpanan dan lain-lain.
5. Penanggung jawab pemrosesan alur kerja produksi.

5. Manajer HRD

• Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan  lain-lain (ditambahakan selama masih relvean)
• Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan HR
• Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala  waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.
• Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report  kepadanya).
• Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui
• Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang  sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.
• Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi
• Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.
• Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.
• Jika merupakan jabatan direktur formal,  Melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti  yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

1.      HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

·         a.      Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.

·         b.      Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.

·         c.      Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.

·         d.      Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.

·         e.      Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

·         f.       Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.

·         g.      Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik

·         h.      Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

2.      General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

·         a.      Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.

·         b.      Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

·         c.      Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

·         d.      Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

·         e.      Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

·         f.       Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

3.      Non Material Warehouse Staff

·         Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

·         a.      Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.

·         b.      Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.

4.      Compensation and Benefit Supervisor

·         Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

·         a.      Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.

·         b.      Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)

·         c.      Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu

·         d.      Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar

·         e.      Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.

·         f.       Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja

·         g.      Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.

5.      Payroll Staff

·         a.      Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.

·         b.      Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.

·         c.      Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

·         d.      Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

6.      Welfare Staff

·         a.      Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.

·         b.      Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.

·         c.      Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.

·         d.      Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

·         8.      Trainning Supervisor

·         a.      Melakukan proses trainning new comer.

·         b.      Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.

·         c.      Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.

·         d.      Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.

·         e.      Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.

·         f.       Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direks

6. Manajer Marketing

Melakukan perencanaan, strategi, kegiatan promosi serta mengorganisir semua aktivitas pemasaran danstrategi marketing guna memastikan target departemen yang telah ditetapkan dapat tercapai.

7. Manajer Personalia

Mencakup kegiatan surat menyurat pengurusan perijinan, administrasi personalia dan lain-lain yang memberikan dukungan bagi jaminan kelancaran aktivitas usaha.

8. Manajer Keuangan

Bagian struktur organisasi perusahaan manufaktur yang satu ini mempunyai tanggung jawab terhadap keuangan untuk operasional perusahaan. Tugasnya adalah mengatur menejemen keuangan mulai dari belanja rutin untuk proses produksi dan keperluan perusahaan yang lain.

Fungsi bagian keuangan adalah sebagai berikut:

1. Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, dan Sistem Informasi Keuangan.
2. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi manajemen perusahaan.
3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan.
4. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP).
5. Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk  pengembangan sistem informasi akuntansi & keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan.
6. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi kepada Direksi.

9. Manajer Pembelian

1. Menerima dan mereview surat permintaan barang dari seluruh bagian baik yang harian maupun yang bulanan Supervisor.
2. Melakukan pemeriksaan terhadap ketepatan pemeriksaan dengan anggaran dan atau kebutuhan.
3. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier
4. Melakukan proses pembelian dari mulai permohonan, penawaran harga, penyiapan kelengkapan administrasi sampai kepada pengontrolan ketepatan pembelian
5. Menyiapkan pembayaran melalui kas kecil lainnya dan pendataan pengeluaran tersebut.
6. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran.
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk kesesuaian spesifikasi barang dan waktu pengiriman.
8. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam permasalahan administrasi kasir.

10. Manajer Production Planning and Inventory Control (PPIC)

1.      Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing

2.      Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)

3.      Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory

4.      Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory

5.      Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung

6.      Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun

7.      Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date

8.      Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing.
Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.

11. QA (Quality Assurance) : tugasnya memahami specification customer dan standard yang berhubungan dengan produk, kemudian membuat / menentukan cara inspectionnya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspectionnya (manufacturing data report). QA lebih banyak paper work, umumnya memiliki skill inspection yang baik dan skill menulis procedure dan familiar dengan engineering & industrial standards.

-= Terima Kasih =-